Fuhrparkverwaltung
Mit Hilfe einer geeigneten Software können selbst größere Fuhrparks effizient verwaltet und gleichzeitig die Grundlage für eine aussagekräftige Fahrzeugkostenrechnung geschaffen werden. Der gesamte Fuhrpark, der beispielsweise aus PKW, Bussen und Lastkraftwagen besteht, kann abgebildet werden. Massendaten wie beispielsweise Einzelabrechnungen von Servicekarten fließen automatisiert in das System, sodass mit wenigen Mausklicken umfangreiche Auswertungen und Statistiken zur Verfügung stehen.
Unter anderem ist hier die Fuhrparkverwaltung mit CarLo® -inMOTION eine gute Lösung:
Stammdaten
In der Software sind alle relevanten Informationen hinterlegt, die für die effiziente Fahrzeugverwaltung benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise die fahrzeugbezogene Zuordnung von Genehmigungen unter Berücksichtigung derer Gültigkeit. Im Personalstamm sollen neben Adressdaten auch Informationen zu den Kostenstellen, besonderen Qualifikationen oder Gültigkeiten für Gefahrguterlaubnis hinterlegt werden können. Anschaffungskosten, Unterhaltskosten und Laufleistung bilden die Grundlage für eine objektive Kostenrechnung auf Basis von Ist-, Soll- und Plankosten. Selbstverständlich werden auch Bilder zu den Fahrzeugen hinterlegt.
Fuhrpark– und Terminverwaltung
Termine wie Hauptuntersuchungen, Bremssonderuntersuchung oder individuelle Terminarten nicht mehr vergessen? Neben der Verwaltung von fälligen Terminen soll eine Software bei der langfristigen Planung von Terminen unterstützen, beispielsweise wann bestimmte Ressourcen verfügbar sind. Die Software zeigt auf Wunsch direkt beim Programmstart alle demnächst fälligen und überfälligen Termine an. Für eine möglichst einfache langfristige Terminplanung werden für jede Terminart individuelle Intervalle in den Dimensionen Zeit und/oder Laufleistung hinterlegt.
Belegerfassung
Alle relevanten Kosten müssen in die Software einfließen. Neben Massendaten wie beispielsweise Tankungen müssen auch unregelmäßige und einmalige Kosten „sauber“ und vollständig für spätere Auswertungen zu erfassen sein. Selbst bei vielen Belegen ist über entsprechende Gruppier– und Sortierfunktionen eine übersichtliche Darstellung zu gewährleisten.
Mit flexiblen Erfassungsmasken wird auf individuelle Bedürfnisse reagiert. Sämtliche Kosten werden im System den Kostenbereichen und frei definierbaren Kostengruppen zugeordnet, bei dem Import der Daten erfolgt dies automatisch. So können für den Kostenbereich „Tankung Betriebsstoff“ beispielsweise die Kostengruppen Diesel und Benzin definiert werden und stehen später in detaillierten Auswertungen und Analysen zur Verfügung.
Reparatur– und Schadensabwicklung
Die Software soll bei der Fuhrparkverwaltung auch in den Fällen unterstützen, die nie eintreten sollten: Nämlich Dellen, abgefahrene Spiegel, deformierte Anhängerdeichseln oder gar Unfälle. Schäden – unabhängig ob selbst oder fremd verschuldet – bedeuten häufig Ärger und enorme Zeitaufwendungen. Neben der reinen Erfassung soll die komplette Schadensabwicklung dokumentiert und abgebildet werden. Durch die zentrale Datenerfassung stehen Ihnen später für die Schadensregulierung alle relevanten Informationen zeitnah zur Verfügung – beispielsweise die Tagebuchnummer der polizeilichen Unfallaufnahme. Zu jedem Ereignis werden Fahrzeuge, Belege und Termine hinterlegt. Über individuelle Schadenstypen sind aussagekräftige Klassifizierungen und Auswertungen möglich, beispielsweise ob bei bestimmten Fahrern respektive Fahrzeugen signifikante Schadenshäufungen anzutreffen sind.
Tourenkalkulation und Auswertungen
Was kostet mich das Fahrzeug? Auswertungen sollen einerseits sehr kurz und strukturiert sein, auf der anderen Seite aber auch detaillierte Analysen erlauben. Die Darstellung der Abfragen soll anschaulich sowohl in Diagrammform als auch in tabellarischer Form erfolgen. Alle Auswertungen sind thematisch gruppiert, beispielsweise Verbrauchs-, Kosten-, Sollkosten- und Reparaturanalysen. Neben den Absolutwerten sind Historien und Vergleichsdarstellungen geeignete Controlling-Instrumente, um objektive Daten für die Optimierung der Fahrzeugflotte zu gewährleisten. Die Tourenkalkulation ermöglicht Aussagen bis auf Deckungsbeitragsebene.
Schnittstellen
Eine Fuhrparksoftware, muss sich in bestehende Systemlandschaften integrieren. Der Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und den Anbietern von Flottenservicekarten und Finanzbuchhaltungssystemen soll über Schnittstellen automatisiert ohne zusätzlichen manuellen Erfassungsaufwand erfolgen.
Günstige Kredite | Probefahrt machen | Optimal versichern
